Wat is een SOP (Standard Operating Procedure)?

1. Stap 1

   Maak een overzicht van de processen die je wilt standaardiseren

   De beste aanpak is om teams, al dan niet samen met hun managers, een lijst te laten opstellen van processen die mogelijk geschikt zijn voor SOP's. Vervolgens kan het managementteam deze processen beoordelen en prioriteiten stellen. Houd in gedachten dat niet alle processen gestandaardiseerd hoeven of kunnen worden.

   Expert tip: in deze eerste fase is het verleidelijk om voor elk proces een SOP te willen maken. Dat is niet de bedoeling. Focus op processen die niet voortdurend aangepast hoeven te worden.

2. Stap 2

   Stel een plan op voor het ontwikkelen en beheren van de SOP's

   Zorg voor een duidelijk en consistent format

   Heb je een lijst met processen die je wilt documenteren? Begin dan met een standaardformat dat elke SOP volgt. Denk na over hoe de informatie gepresenteerd moet worden: stapsgewijze instructies, diagrammen, flowcharts of een combinatie daarvan. Houd altijd de doelgroep in gedachten. Maak vervolgens een template, zodat alle SOP's dezelfde structuur en uitstraling hebben; dat vergemakkelijkt het gebruik en begrip.

   Zorg voor een effectief reviewproces

   Stel een proces op voor het beoordelen en goedkeuren van de SOP's, zodat elke SOP wordt gecontroleerd en goedgekeurd voordat hij in gebruik wordt genomen. Wijs één persoon aan die verantwoordelijk is voor de goedkeuring, het beheer en de kwaliteit van de SOP's.

   Maak ze digitaal toegankelijk

   Zorg dat de SOP's eenvoudig beschikbaar zijn voor je medewerkers. Met de Work Instruction App hebben al je medewerkers de actuele SOP's altijd tot hun beschikking.

   

3. Stap 3

   Verzamel de benodigde informatie voor de SOP

   Voordat je begint met het verzamelen van informatie, is het belangrijk om een plan op te stellen voor hoe je dit gaat aanpakken.

   • Identificeer de procesexperts. Een van de beste manieren om relevante informatie te verkrijgen, is in gesprek gaan met de experts die dagelijks met het proces werken. Plan interviews met hen in om waardevolle input te verzamelen.
   • Controleer of er al informatie bestaat. Kijk of er al SOP's zijn binnen bepaalde afdelingen of bij andere organisaties die je als basis kunt gebruiken. Zo voorkom je dubbel werk en bouw je voort op bestaande kennis.

   

4. Stap 4

   Schrijf de SOP, bespreek deze en publiceer hem

   Na stap 3 kun je de eerste versie van je SOP opstellen. Vul het template in met de informatie uit de interviews met de procesexperts en laat de experts het resultaat controleren om de nauwkeurigheid te waarborgen. De meeste organisaties volgen hierbij deze stappen:

   • Laat de SOP beoordelen door de procesexpert.
   • Vraag om input van het management.
   • Zorg dat de kwaliteitseisen voor elk proces duidelijk zijn vastgelegd.

   Publiceer vervolgens de SOP('s) voor de gebruikers binnen de organisatie.

5. Stap 5

   Werk je SOP's regelmatig bij en onderhoud ze

   Nu je SOP klaar en beschikbaar is, ontwikkel je regels voor continu verbeteren. Ook dat proces kun je standaardiseren en documenteren: een aparte SOP voor het beheren en updaten van bestaande SOP's. Je hebt veel tijd gestoken in kwalitatieve SOP's; houd ze actueel zodat ze niet verouderen door veranderingen in processen. Creëer een systeem waarmee medewerkers verbeteringen kunnen voorstellen en wijs een beheerder aan die verantwoordelijk is voor het onderhoud.

   Pro tip: houd het overzichtelijk. Organisaties hebben vaak de neiging om te veel processen te standaardiseren. Stem het aantal SOP's en de mate van detail af op de doelgroep en de volwassenheid van de organisatie.

   

Werk met digitale SOP's in de Work Instruction App